40 Fournisseurs et comptes rattachés
La famille 40 regroupe les dettes et avances liées aux fournisseurs d’exploitation et d’immobilisations, ainsi que leurs effets et factures non parvenues. Elle organise le suivi du montant dû, de son échéance et de son règlement, sans déterminer à elle seule la déductibilité de la TVA.
Vue d’ensemble
Repères essentiels
- Classe
- 4
- Niveau
- 2 chiffres
- Enfants directs
- 6
- Connexions
- 9
Position dans le plan
Repères opérationnels
La famille 40 ne crée pas le droit à déduction. La TVA est enregistrée dans la subdivision 445 adaptée seulement si l’opération ouvre droit à déduction, si un justificatif régulier est détenu et si la taxe est devenue exigible chez le fournisseur. Pour les services, l’exigibilité intervient en principe à l’encaissement, sauf régime ou option applicable ; chaque acompte et opération transfrontière doit être examiné séparément.
Exemples d’opérations
- Comptabilisation d’une facture d’achat de marchandises reçue.
- Constatation d’une dette envers un fournisseur d’immobilisation.
- Rattachement à la clôture d’une facture non encore parvenue.
Afficher 2 autres exemples
- Versement d’un acompte à un fournisseur puis imputation sur la facture.
- Règlement ou transformation d’une dette fournisseur en effet à payer.
Comptes à rapprocher
Comptes liés 7
Afficher 4 comptes supplémentaires
À ne pas confondre 2
Comprendre ce compte
Cette famille retrace les relations avec les fournisseurs nées des achats, services et acquisitions d’immobilisations. La subdivision dépend de la nature de l’opération et de son stade : facture reçue, effet accepté, facture à recevoir, avance ou avoir attendu.
Schéma explicatif
Subdivisions du compte 40
Le schéma présente toutes les subdivisions directes répertoriées pour le compte 40.
flowchart TD
C["Compte 40 - Fournisseurs et comptes rattachés"]
E1["Compte 401 - Fournisseurs"]
C --> E1
E2["Compte 403 - Fournisseurs - Effets à payer"]
C --> E2
E3["Compte 404 - Fournisseurs d'immobilisations"]
C --> E3
E4["Compte 405 - Fournisseurs d'immobilisations - Effets à pa…"]
C --> E4
E5["Compte 408 - Fournisseurs - Factures non parvenues"]
C --> E5
E6["Compte 409 - Fournisseurs débiteurs"]
C --> E6Version textuelle du diagramme
Le compte 40 Fournisseurs et comptes rattachés regroupe les subdivisions directes suivantes : 401 Fournisseurs, 403 Fournisseurs – Effets à payer, 404 Fournisseurs d'immobilisations, 405 Fournisseurs d'immobilisations – Effets à payer, 408 Fournisseurs – Factures non parvenues, 409 Fournisseurs débiteurs.
Fonctionnement
| Situation | Subdivision indicative | Mouvement habituel |
|---|---|---|
| Facture d’exploitation | 401 | Crédit à la constatation de la dette |
| Fournisseur d’immobilisation | 404 | Crédit du montant à régler |
| Facture non parvenue | 408 | Crédit à l’inventaire |
| Avance ou créance fournisseur | 409 | Débit |
Une dette est créditée par le débit du compte d’achat, de charge ou d’immobilisation et, lorsque les conditions sont réunies, du compte de TVA approprié. Elle est débitée au règlement, à l’acceptation d’un effet ou lors d’un avoir. Le lettrage doit relier facture, échéance, paiement et éventuel acompte. La racine 40 sert à présenter la famille ; une subdivision précise doit être privilégiée dans les écritures.
Exemple d’écriture
Exemple pédagogique : des marchandises sont livrées et facturées 1 000,00 € hors taxe, avec 200,00 € de TVA. L’entreprise est supposée disposer d’une facture régulière, exercer intégralement son droit à déduction et la taxe est devenue exigible.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 607 | Achat de marchandises | 1 000,00 € | |
| 44566 | TVA déductible | 200,00 € | |
| 401 | Fournisseur | 1 200,00 € | |
| Total | 1 200,00 € | 1 200,00 € | |
Points de vigilance
- Séparer fournisseurs d’exploitation, fournisseurs d’immobilisations et avances versées.
- Ne pas déduire la TVA sur la seule réception d’une facture si elle n’est pas encore exigible chez le fournisseur.
- Rapprocher les soldes débiteurs des avoirs et acomptes réellement justifiés.
- Identifier les factures non parvenues sans doubler une facture déjà enregistrée.
- Analyser les soldes anciens, litiges, paiements partiels et écarts de lettrage.
Champ d'application et choix du compte
Le compte 40 est un compte de regroupement consacré aux positions envers les fournisseurs et comptes rattachés. Il sert à orienter chaque opération vers la subdivision qui traduit sa nature et son stade : facture reçue, effet à payer, facture non parvenue, avance versée, retenue de garantie, avoir ou autre créance sur fournisseur.
La saisie directe au niveau 40 ne doit être retenue que si l'organisation comptable conserve ailleurs un détail suffisant par tiers et par nature. Dès qu'une subdivision est nécessaire au lettrage, à l'échéancier, à la clôture ou à la présentation du bilan, le sous-compte adapté doit être utilisé ; les dettes et créances envers des fournisseurs distincts ne se compensent pas du seul fait qu'elles appartiennent à la même famille.
Quand utiliser ce compte ?
| Situation | Utiliser ce compte ? | Critère de décision |
|---|---|---|
| Configurer la racine de l'auxiliaire fournisseurs et orienter les écritures vers les subdivisions 401 à 409 | Oui | Le compte 40 fournit la famille de rattachement ; la subdivision est choisie selon la nature de la position et le stade du cycle fournisseur. |
| Enregistrer sans détail une facture d'exploitation alors que le compte 401 est disponible | Non | Utiliser la subdivision fournisseur correspondant à la facture afin de préserver le lettrage, l'échéance et la justification du tiers. |
| Présenter une position globale envers un même fournisseur comportant à la fois une dette et un acompte | Selon le cas | Conserver les natures dans leurs subdivisions respectives et ne les compenser que si les conditions juridiques et comptables de compensation sont effectivement réunies. |
Pièces justificatives et cycle de contrôle
La justification du compte 40 doit relier chaque mouvement à son fait générateur, à une pièce datée et à la période comptable concernée. Les documents ci-dessous constituent la piste de contrôle principale pour cette fiche.
- Balance auxiliaire fournisseurs détaillée par tiers et par échéance
- Grand livre des subdivisions 401 à 409 avec lettrage
- Factures, avoirs, contrats, bons de réception et preuves de règlement rattachés aux écritures
- État de rapprochement entre auxiliaire fournisseurs et comptes généraux
Travaux de clôture et contrôle du solde
À la clôture
- Rapprocher le total de la balance auxiliaire avec chacune des subdivisions du compte 40 et documenter tout écart.
- Analyser séparément les soldes débiteurs et créditeurs par fournisseur, sans compensation automatique entre tiers ni entre natures différentes.
- Identifier les biens et services reçus sans facture, les avances, les retenues, les effets et les avoirs à recevoir afin de les classer dans la subdivision appropriée.
- Examiner les soldes anciens ou sans mouvement et conserver la preuve de leur réalité, de leur échéance ou de leur apurement attendu.
Contrôles recommandés
- Vérifier que chaque écriture mouvementée au niveau de la famille 40 porte un tiers identifiable et une pièce datée.
- Contrôler que les factures d'immobilisations ne restent pas dans les subdivisions réservées à l'exploitation.
- Rechercher les doubles factures et doubles règlements à partir des références fournisseur, montants et dates.
- Contrôler les signes inhabituels compte par compte : un solde débiteur dans une dette fournisseur doit être expliqué et, si nécessaire, reclassé.
- Comparer l'échéancier fournisseurs au grand livre et aux paiements postérieurs à la clôture.
Incidence fiscale et distinctions utiles
Le rattachement d'une somme à la famille 40 ne décide pas de sa déductibilité fiscale. Celle-ci dépend de la nature de l'achat, de son intérêt pour l'activité, de sa justification et de son rattachement au bon exercice ; ces critères doivent être examinés sur la charge ou l'immobilisation sous-jacente.
Une avance, un reclassement ou le paiement d'une dette n'entraîne pas, à lui seul, une nouvelle charge fiscale. L'incidence résulte de l'opération d'origine et doit être distinguée de son mode de règlement ou de sa présentation dans les comptes de tiers.
Comptes voisins : le critère qui tranche
| Compte voisin | Différence déterminante |
|---|---|
| 41 – Clients et comptes rattachés | Le compte 40 concerne les fournisseurs ; le compte 41 concerne les clients. Le critère décisif est la qualité du tiers dans l'opération d'achat ou de vente. |
| 46 – Débiteurs divers et créditeurs divers | Le compte 46 accueille des débiteurs ou créditeurs divers qui ne relèvent pas d'une relation fournisseur structurée dans la famille 40. |