401 Fournisseurs
Le compte 401 enregistre les dettes envers les fournisseurs nées des achats de biens et de services liés à l’exploitation. Il est généralement crédité du montant TTC des factures et débité lors du règlement, d’un avoir ou d’un reclassement.
Vue d’ensemble
Repères essentiels
- Classe
- 4
- Niveau
- 3 chiffres
- Enfants directs
- 2
- Connexions
- 6
Position dans le plan
Repères opérationnels
Le compte 401 porte en principe la dette TTC ; il ne détermine ni le taux ni le droit à déduction. La TVA récupérable est isolée au compte 44566 pour les autres biens et services lorsque l’opération ouvre droit à déduction et qu’un justificatif régulier est détenu. La taxe non déductible est incorporée au coût ou à la charge selon la nature de l’achat.
Exemples d’opérations
- Comptabilisation d’une facture de marchandises ou de fournitures d’exploitation.
- Paiement d’une échéance fournisseur par virement bancaire.
- Enregistrement d’un avoir reçu après un retour de marchandises.
Afficher 1 autre exemple
- Reclassement à la clôture d’une livraison reçue dont la facture n’est pas encore parvenue.
Comptes à rapprocher
Comptes liés 3
À ne pas confondre 3
Comprendre ce compte
Le compte 401 centralise les dettes d’exploitation envers les fournisseurs. Une subdivision par fournisseur facilite le lettrage, le suivi des échéances, la justification du solde et la détection des doubles paiements. La dette est comptabilisée lorsqu’elle est certaine dans son principe et déterminable dans son montant, indépendamment de sa date de paiement.
Schéma explicatif
Du fournisseur au règlement
Le schéma distingue la facture enregistrée au compte 401 du bien ou service reçu sans facture à la clôture.
flowchart TD
A["Achat de biens ou services d'exploitation"]
B{"Facture fournisseur reçue ?"}
C["Crédit du compte 401 pour le montant TTC"]
D["Règlement, avoir ou reclassement : débit du compte 401"]
E["Bien ou service reçu sans facture : examiner le compte 408 à la clôture"]
A --> B
B -- "Oui" --> C
C --> D
B -- "Non" --> EVersion textuelle du diagramme
Un achat de biens ou de services d’exploitation conduit à vérifier si la facture fournisseur est reçue. Si elle l’est, le compte 401 est crédité du montant TTC, puis débité lors du règlement, d’un avoir ou d’un reclassement. Si le bien ou le service est reçu sans facture à la clôture, le traitement au compte 408 doit être examiné.
Fonctionnement
| Situation | Mouvement habituel | Lecture |
|---|---|---|
| Facture d’achat d’exploitation | Crédit du compte 401 pour le TTC | Naissance ou augmentation de la dette |
| Règlement du fournisseur | Débit du compte 401 | Extinction totale ou partielle de la dette |
| Avoir reçu ou retour | Débit du compte 401 | Réduction de la dette |
| Bien ou service reçu sans facture à la clôture | Compte de factures non parvenues à examiner | Situation à distinguer d’une facture déjà comptabilisée au 401 |
Son solde est normalement créditeur. Un solde débiteur durable doit être analysé : il peut notamment correspondre à un acompte, un trop-payé ou un avoir à distinguer des dettes ordinaires et, selon les faits, à reclasser dans une subdivision appropriée du compte 409.
Exemple d’écriture
Une entreprise reçoit une facture de marchandises de 1 000,00 € HT, soumise dans cet exemple au taux de 20 %, soit 1 200,00 € TTC.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 607 | Achats de marchandises | 1 000,00 € | |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | 200,00 € | |
| 401 | Dette envers le fournisseur | 1 200,00 € | |
| Total | 1 200,00 € | 1 200,00 € | |
Points de vigilance
- Réserver le compte 404 aux dettes relatives aux acquisitions d’immobilisations.
- Distinguer les biens ou services reçus sans facture, susceptibles de relever d’une subdivision du compte 408 selon la situation, des factures déjà enregistrées au 401.
- Lettrer régulièrement factures, règlements et avoirs, sans compenser des soldes qui concernent des tiers différents.
- Un montant de TVA inscrit sur une facture ne suffit pas, à lui seul, à rendre cette taxe déductible.
Champ d'application et choix du compte
Le compte 401 suit la dette née d'une facture reçue pour un achat de biens ou de services lié à l'exploitation. Le déclencheur est une dette fournisseur justifiée et comptabilisée ; le compte doit permettre d'identifier le tiers, la facture, l'échéance et les règlements qui l'apurent.
Il exclut les acquisitions d'immobilisations, les biens ou services reçus sans facture à la date d'arrêté et les sommes versées avant exécution. Un solde débiteur n'est pas traité comme une dette ordinaire : sa cause doit être isolée entre avoir, trop-payé, acompte ou erreur de lettrage, puis reclassée si la nature l'exige.
Quand utiliser ce compte ?
| Situation | Utiliser ce compte ? | Critère de décision |
|---|---|---|
| Facture reçue pour des marchandises, fournitures ou prestations consommées dans l'exploitation | Oui | Comptabiliser la dette TTC au compte 401 avec un auxiliaire au nom du fournisseur et une échéance traçable. |
| Facture reçue pour l'acquisition d'une immobilisation | Non | La dette relève du compte 404, car la destination de l'achat est immobilisée et non consommée dans l'exploitation courante. |
| Bien ou service d'exploitation reçu avant la clôture, mais facture absente | Selon le cas | Si la facture n'est pas comptabilisée à l'arrêté, examiner le compte 4081 ; si elle a été reçue et enregistrée, conserver la dette au 401. |
Pièces justificatives et cycle de contrôle
La justification du compte 401 doit relier chaque mouvement à son fait générateur, à une pièce datée et à la période comptable concernée. Les documents ci-dessous constituent la piste de contrôle principale pour cette fiche.
- Facture fournisseur régulière et ses éventuelles factures rectificatives
- Bon de commande, contrat ou devis accepté établissant la nature de l'achat
- Bon de livraison, procès-verbal de réception ou justificatif d'exécution de la prestation
- Relevé fournisseur et preuve de règlement
- Balance auxiliaire par fournisseur avec échéances et lettrage
Travaux de clôture et contrôle du solde
À la clôture
- Rapprocher la balance auxiliaire fournisseurs du solde général du compte 401 et expliquer les écarts de centralisation.
- Lettrer factures, avoirs et règlements, puis examiner les factures ouvertes au regard des paiements intervenus après la clôture.
- Rechercher les réceptions antérieures à la clôture sans facture et les exclure du 401 tant qu'aucune facture n'y a été enregistrée.
- Analyser les soldes débiteurs et les reclasser dans la subdivision du compte 409 correspondant à leur cause lorsqu'ils ne constituent plus une dette fournisseur.
- Documenter l'ancienneté, l'échéance et la réalité des dettes non réglées depuis une période inhabituelle.
Contrôles recommandés
- Comparer chaque ligne ouverte avec la facture, le fournisseur, la date, le montant et l'échéance enregistrés.
- Détecter les doublons à partir du numéro de facture, du montant TTC, de la date et du fournisseur.
- Vérifier que les règlements et avoirs sont lettrés contre la bonne facture et le bon tiers.
- Contrôler que les acquisitions d'immobilisations sont enregistrées au 404 et non au 401.
- Examiner tout solde débiteur, toute facture échue non payée et toute écriture manuelle dépourvue de référence documentaire.
- Confirmer, pour les soldes significatifs ou litigieux, la concordance avec le relevé du fournisseur ou une confirmation externe.
Incidence fiscale et distinctions utiles
Le compte 401 constate une dette, pas la déductibilité fiscale de l'achat. Il faut contrôler séparément la nature de la charge, son intérêt pour l'entreprise, sa justification et son rattachement à l'exercice ; si l'achat constitue un actif, son traitement fiscal suit les règles de l'immobilisation et non celles d'une charge immédiate.
Le règlement, le lettrage ou le reclassement d'une facture déjà comptabilisée n'engendre pas une seconde déduction. Les sources fiscales actuellement rattachées à la fiche documentent les conditions de déduction de TVA, mais pas l'ensemble des conditions de déduction du résultat imposable.
Comptes voisins : le critère qui tranche
| Compte voisin | Différence déterminante |
|---|---|
| 404 – Fournisseurs d'immobilisations | Le 401 porte les dettes sur achats d'exploitation ; le 404 porte les dettes nées d'acquisitions d'immobilisations. La destination économique de l'achat tranche. |
| 4081 – Fournisseurs | Le 401 suppose une facture enregistrée ; le 4081 constate à la clôture un bien ou service d'exploitation reçu dont la facture n'est pas parvenue. |
| 4091 – Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commandes | Le 401 représente une dette après facturation ; le 4091 représente une somme versée au fournisseur avant l'exécution ou l'apurement de l'achat. |