165 Dépôts et cautionnements reçus
Le compte 165 regroupe les dépôts et cautionnements reçus que l’entité devra normalement restituer lorsque les conditions contractuelles sont remplies. Ces sommes restent des dettes financières : leur encaissement ne constitue pas automatiquement un produit et leur conservation éventuelle exige un fondement contractuel et fiscal documenté.
Vue d’ensemble
Repères essentiels
- Classe
- 1
- Niveau
- 3 chiffres
- Enfants directs
- 3
- Connexions
- 8
Position dans le plan
Repères opérationnels
Un dépôt ou cautionnement réellement remboursable et distinct du prix n’est pas, lors de son encaissement, la contrepartie d’une opération taxable. S’il constitue en réalité un complément de prix ou un loyer d’avance, la TVA peut devenir exigible selon l’opération sous-jacente. Lorsqu’une somme est définitivement acquise pour inexécution, son traitement dépend de sa qualification : indemnité, compensation d’un prix ou rémunération. Le contrat et les circonstances doivent donc être examinés avant toute écriture de TVA.
Exemples d’opérations
- Réception d’un dépôt remboursable lié à un contrat.
- Encaissement d’un cautionnement garantissant une bonne exécution.
- Restitution totale après levée de la garantie.
Afficher 1 autre exemple
- Constatation d’intérêts contractuels courus au profit du déposant.
Comptes à rapprocher
Comptes liés 5
Afficher 2 comptes supplémentaires
À ne pas confondre 3
Comprendre ce compte
Le compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus » suit les sommes remises à l’entité à titre de garantie ou de dépôt remboursable. Il s’agit du miroir économique des dépôts et cautionnements versés suivis chez l’autre partie au 275.
Schéma explicatif
Subdivisions du compte 165
Le schéma présente toutes les subdivisions directes répertoriées pour le compte 165.
flowchart TD
C["Compte 165 - Dépôts et cautionnements reçus"]
E1["Compte 1651 - Dépôts"]
C --> E1
E2["Compte 1655 - Cautionnements"]
C --> E2
E3["Compte 1658 - Intérêts courus sur dépôts et cautionnement…"]
C --> E3Version textuelle du diagramme
Le compte 165 Dépôts et cautionnements reçus regroupe les subdivisions directes suivantes : 1651 Dépôts, 1655 Cautionnements, 1658 Intérêts courus sur dépôts et cautionnements reçus.
Fonctionnement
| Événement | Mouvement du 165 | Justificatif |
|---|---|---|
| Réception d’un dépôt | Crédit | Contrat et encaissement |
| Restitution | Débit | État contradictoire ou échéance |
| Intérêts acquis au déposant | Crédit 1658 | Clause de rémunération |
| Conservation définitive | Apurement motivé | Créance certaine et régime fiscal analysé |
À l’encaissement, la subdivision 1651 ou 1655 est créditée selon la nature de la somme. Le solde demeure au passif aussi longtemps que l’obligation de restitution subsiste. À l’échéance, le remboursement débite la subdivision concernée. Une retenue pour inexécution, dégradation ou dette impayée ne transforme jamais mécaniquement le dépôt en chiffre d’affaires : l’entité établit d’abord la créance opposable, applique les règles de compensation et détermine le traitement comptable et fiscal de l’indemnité ou de l’opération sous-jacente. Les intérêts prévus au contrat sont rattachés au 1658. Un état auxiliaire par déposant, contrat, échéance et condition de restitution évite de maintenir des soldes anciens sans justification.
Exemple d’écriture
Exemple pédagogique : un cocontractant verse 6 000,00 € remboursables à la bonne exécution du contrat. Aucune rémunération ni retenue n’est constatée à l’encaissement.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 512 | Dépôt encaissé | 6 000,00 € | |
| 1651 | Dette de restitution | 6 000,00 € | |
| Total | 6 000,00 € | 6 000,00 € | |
Points de vigilance
- Conserver le contrat et les conditions précises de restitution.
- Ne pas solder en produit du seul fait de l’ancienneté.
- Distinguer dépôt, cautionnement, acompte client et recette.
- Analyser séparément toute retenue définitive et sa TVA.
Champ d'application et choix du compte
Le compte 165 regroupe les sommes encaissées avec une obligation normale de restitution, soit comme dépôt au 1651, soit comme cautionnement monétaire au 1655. Le passif subsiste tant que les conditions de restitution, de libération ou d’appel ne sont pas réalisées ; l’ancienneté, à elle seule, ne transforme jamais la dette en produit.
La qualification économique prime sur le nom employé dans le contrat. Une avance ou un acompte lié au prix relève du 4191, un dépôt du personnel peut relever du 426 et une autre dette financière du 1687. Si l’entité conserve définitivement une somme, elle doit d’abord établir sa créance, le droit de compensation et la nature de la retenue avant d’apurer le 165.
Quand utiliser ce compte ?
| Situation | Utiliser ce compte ? | Critère de décision |
|---|---|---|
| Une contrepartie verse des fonds séparés du prix, remboursables lorsque la condition contractuelle de restitution est remplie. | Oui | Choisir 1651 pour un dépôt ou 1655 pour une garantie monétaire et maintenir un auxiliaire par contrat. |
| La somme reçue constitue une avance imputable sur une future facture de biens ou de services. | Non | Employer le compte 4191 et appliquer les règles comptables et fiscales de l’opération commerciale sous-jacente. |
| Après inexécution du cocontractant, l’entreprise envisage de conserver tout ou partie du dépôt ou cautionnement. | Selon le cas | Qualifier la créance ou l’indemnité, prouver son exigibilité et documenter la compensation avant de débiter le 165. |
Pièces justificatives et cycle de contrôle
La justification du compte 165 doit relier chaque mouvement à son fait générateur, à une pièce datée et à la période comptable concernée. Les documents ci-dessous constituent la piste de contrôle principale pour cette fiche.
- Contrat précisant le montant, la finalité et les conditions de restitution
- Preuve bancaire de l’encaissement et reçu délivré à la contrepartie
- État auxiliaire nominatif des dépôts et cautionnements encore ouverts
- Procès-verbal, décompte ou attestation autorisant la libération de la garantie
- Dossier contradictoire justifiant toute retenue ou compensation définitive
Travaux de clôture et contrôle du solde
À la clôture
- Rapprocher chaque solde avec un contrat toujours en vigueur et une contrepartie identifiée
- Confirmer les montants significatifs auprès des déposants ou donneurs de garantie
- Examiner les garanties échues, libérées, contestées ou sans mouvement récent
- Constater au 1658 les seuls intérêts contractuellement acquis à la date d’arrêté
- Réévaluer les sommes en devise et présenter les échéances ou restrictions pertinentes
Contrôles recommandés
- Faire concorder le total de l’auxiliaire nominatif avec les subdivisions 1651 et 1655
- Vérifier que chaque encaissement reste distinct des factures et acomptes clients
- Contrôler les dates de libération et relancer les responsables des contrats terminés
- Interdire tout passage automatique en produit fondé uniquement sur l’ancienneté
- Rapprocher les intérêts du 1658 des clauses de rémunération effectivement applicables
- Vérifier la preuve juridique avant toute compensation ou retenue sur le principal
Incidence fiscale et distinctions utiles
Tant que l’obligation de restitution subsiste, le dépôt ou cautionnement n’est pas assimilé à un produit par le seul crédit du 165. Une conservation définitive exige de déterminer si la somme rémunère une opération, compense un dommage ou éteint une créance ; cette qualification commande son traitement fiscal.
Les intérêts versés au déposant et les frais de gestion sont analysés séparément du principal. Le dossier fiscal conserve le contrat, la preuve de l’événement déclencheur et le calcul de la somme acquise, afin de justifier la période d’imposition ou la déduction retenue.
Comptes voisins : le critère qui tranche
| Compte voisin | Différence déterminante |
|---|---|
| 426 – Personnel – Dépôts | 165 concerne les dépôts et garanties reçus de cocontractants selon leur nature financière ; 426 suit notamment les dépôts confiés par le personnel. |
| 1687 – Autres dettes | 165 est réservé aux dépôts et cautionnements remboursables identifiés ; 1687 reçoit d’autres dettes financières qui ne répondent pas à cette finalité de garantie. |
| 4191 – Clients – Avances et acomptes reçus sur commandes | 165 reste une dette de restitution distincte du prix ; 4191 enregistre les avances et acomptes reçus sur commandes clients. |