426 Personnel – Dépôts
Le compte 426 enregistre les sommes que des membres du personnel confient en dépôt à l’entité. Il est crédité lors de l’encaissement et débité lors du remboursement. Son usage suppose une obligation réelle de restitution, individualisée et justifiée, sans assimilation à une retenue sur salaire.
Vue d’ensemble
Repères essentiels
- Classe
- 4
- Niveau
- 3 chiffres
- Enfants directs
- 0
- Connexions
- 5
Position dans le plan
Repères opérationnels
La remise et la restitution du principal d’un dépôt ne constituent pas, à elles seules, une livraison de biens ou une prestation de services : ces flux sont hors du champ de la TVA. Une rémunération ou un service distinct nécessiterait une analyse autonome.
Exemples d’opérations
- Réception hypothétique d’une somme confiée en dépôt par un salarié.
- Remboursement total du dépôt à son titulaire.
- Remboursement partiel prévu par l’accord documenté.
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- Rapprochement nominatif des dépôts restant à restituer à la clôture.
Comptes à rapprocher
Comptes liés 3
À ne pas confondre 2
Comprendre ce compte
Ce compte représente une dette de restitution envers un salarié déposant. Il ne doit être utilisé que si la somme a réellement été confiée à l’entité comme dépôt. Un suivi auxiliaire par personne, date, conditions et échéance sécurise la justification du solde.
Fonctionnement
| Événement | Mouvement | Justificatif |
|---|---|---|
| Réception du dépôt | Crédit du 426 par le débit de la trésorerie | Convention et encaissement |
| Conservation | Maintien du solde créditeur | État nominatif |
| Restitution | Débit du 426 par le crédit de la trésorerie | Demande et paiement |
Le PCG décrit l’entrée et le remboursement, mais ne crée pas le droit de recevoir un dépôt ni ses conditions. La nature juridique de l’accord, la disponibilité des fonds et une éventuelle rémunération doivent donc être examinées séparément avant comptabilisation.
Exemple d’écriture
Exemple strictement hypothétique : un salarié confie 2 000,00 € à l’entité dans le cadre d’un dépôt licite et documenté, puis obtient le remboursement intégral. Aucun intérêt ni retenue de paie n’est supposé.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 512 | Réception du dépôt | 2 000,00 € | |
| 426 | Dette envers le salarié | 2 000,00 € | |
| 426 | Restitution | 2 000,00 € | |
| 512 | Remboursement bancaire | 2 000,00 € | |
| Total | 4 000,00 € | 4 000,00 € | |
Points de vigilance
- Identifier le déposant et interdire toute compensation automatique avec une rémunération.
- Ne pas classer ici une avance faite au salarié, une opposition ou une garantie reçue d’un tiers.
- Documenter les conditions de restitution et examiner séparément tout intérêt éventuel.
- Le principal du dépôt et son remboursement sont hors du champ de la TVA ; une prestation distincte éventuelle doit être qualifiée à part.
Champ d'application et choix du compte
Le compte 426 représente une dette de restitution envers un membre du personnel qui a effectivement confié une somme en dépôt à l'entité. Son usage exige un accord identifiable, un déposant, un montant encaissé, des conditions de conservation et une obligation de remboursement.
Le compte n'est pas destiné aux avances faites par l'employeur, aux oppositions sur salaires, aux garanties reçues d'un tiers ni à une retenue unilatérale. L'éventuelle rémunération du dépôt, sa disponibilité et sa licéité sont des questions contractuelles et juridiques séparées du principal suivi au 426.
Quand utiliser ce compte ?
| Situation | Utiliser ce compte ? | Critère de décision |
|---|---|---|
| Somme réellement remise par un salarié à l'entité dans le cadre d'un dépôt licite et remboursable | Oui | Créditer le 426 à l'encaissement et tenir un auxiliaire nominatif jusqu'à la restitution. |
| Avance versée par l'employeur au salarié sur une rémunération future | Non | L'employeur détient alors une créance relevant du 425, et non une dette de dépôt. |
| Somme retenue sur salaire et conservée par l'employeur comme garantie | Selon le cas | Ne pas utiliser le 426 sans vérifier la licéité de la retenue, le consentement, la nature juridique et l'obligation réelle de restitution. |
Pièces justificatives et cycle de contrôle
La justification du compte 426 doit relier chaque mouvement à son fait générateur, à une pièce datée et à la période comptable concernée. Les documents ci-dessous constituent la piste de contrôle principale pour cette fiche.
- Convention de dépôt signée précisant les conditions de restitution
- Preuve d'encaissement de la somme
- État auxiliaire nominatif avec date et montant
- Demande de remboursement ou événement déclenchant la restitution
- Preuve bancaire du remboursement
- Calcul et pièce distincte pour toute rémunération éventuelle
Travaux de clôture et contrôle du solde
À la clôture
- Rapprocher le solde comptable de la liste nominative des déposants.
- Confirmer l'existence, la propriété et les conditions de restitution de chaque dépôt.
- Vérifier les remboursements intervenus après clôture et apurer les comptes concernés.
- Analyser les dépôts anciens, les bénéficiaires introuvables et les litiges sans les reclasser automatiquement.
- Séparer le principal de tout intérêt ou service distinct.
Contrôles recommandés
- Faire concorder la convention, l'encaissement et le montant crédité au 426.
- Interdire la compensation automatique avec salaire, avance ou dette distincte.
- Vérifier l'identité du bénéficiaire avant remboursement.
- Contrôler tout solde sans pièce, sans échéance ou de signe débiteur.
- Rechercher les remboursements effectués sans apurement du compte.
- Soumettre tout dépôt atypique ou rémunéré à une revue juridique et fiscale.
Incidence fiscale et distinctions utiles
La réception puis la restitution du principal d'un dépôt n'est pas une charge ni un produit fiscal de l'entité. L'éventuelle rémunération, l'abandon ou la prescription d'une somme sont des événements distincts dont le traitement dépend du contrat et de règles spécifiques.
Les sources présentes établissent la nomenclature comptable, mais ne documentent pas la fiscalité ni la licéité d'un dépôt de personnel. Aucune conclusion fiscale ne doit être tirée sans analyse complémentaire.
Comptes voisins : le critère qui tranche
| Compte voisin | Différence déterminante |
|---|---|
| 425 – Personnel – Avances et acomptes et autres comptes débiteurs | Le 426 est une dette envers le salarié déposant ; le 425 est une créance sur le salarié au titre d'une avance ou d'un acompte. |
| 427 – Personnel – Oppositions | Le 426 résulte d'un dépôt à restituer au salarié ; le 427 résulte d'une retenue légale à reverser au tiers désigné par un acte d'opposition. |