4081 Fournisseurs
Le compte 4081 constate, à la clôture, les dettes relatives à des biens ou services reçus pendant la période mais dont la facture fournisseur n’est pas encore parvenue. Le montant doit être suffisamment connu et évaluable et l’écriture est normalement contre-passée à l’ouverture suivante.
Vue d’ensemble
Repères essentiels
- Classe
- 4
- Niveau
- 4 chiffres
- Enfants directs
- 0
- Connexions
- 5
Position dans le plan
Repères opérationnels
Le PCG prévoit une dette taxes comprises et permet de suivre la taxe estimée dans une subdivision du compte 4458, notamment 44586. Cette estimation n’est pas une TVA déductible au compte 44566 : l’exercice du droit à déduction suppose notamment la naissance du droit et la détention du justificatif requis.
Exemples d’opérations
- Honoraires relatifs à l’exercice dont la facture arrivera après la clôture.
- Marchandises reçues avant la clôture mais non encore facturées.
- Énergie consommée pendant l’exercice sur la base d’un relevé ou d’une estimation étayée.
Afficher 1 autre exemple
- Contre-passation de la FNP puis comptabilisation de la facture définitive.
Comptes à rapprocher
Comptes liés 2
À ne pas confondre 3
Comprendre ce compte
Une facture non parvenue rattache une charge à la période où le bien a été livré ou le service exécuté, même si la pièce justificative arrivera plus tard. Le compte 4081 ne sert donc ni à anticiper une commande non exécutée ni à reporter une charge déjà facturée qui concerne une période future.
Schéma explicatif
Traitement d’une facture non parvenue
Le schéma suit une charge acquise sans facture depuis la clôture jusqu’à la facture définitive.
flowchart TD
A["Bien livré ou service exécuté avant la clôture"]
B["Facture fournisseur non reçue"]
C["Montant suffisamment connu et évaluable"]
D["Constatation de la dette au compte 4081"]
E["Contre-passation à l'ouverture suivante"]
F["Comptabilisation de la facture définitive"]
G["Comparaison avec l'estimation et traitement de l'écart"]
A --> B
B --> C
C --> D
D --> E
E --> F
F --> GVersion textuelle du diagramme
Lorsqu’un bien est livré ou un service exécuté avant la clôture mais que la facture fournisseur n’est pas reçue, le montant doit être suffisamment connu et évaluable. La dette est alors constatée au compte 4081. L’écriture est contre-passée à l’ouverture suivante, puis la facture définitive est comptabilisée et comparée à l’estimation afin de traiter l’éventuel écart.
Fonctionnement
| Situation | Mouvement habituel | Lecture |
|---|---|---|
| Charge reçue sans facture à la clôture | Crédit du compte 4081, taxes comprises | Constatation de la dette estimée |
| Contrepartie hors taxes | Débit du compte de charge concerné | Rattachement à la période close |
| Taxe estimée en attente | Débit d’une subdivision adaptée du compte 4458 | Taxe non encore portée en TVA déductible |
| Ouverture ou réception de la facture | Contre-passation ou apurement documenté | Remplacement par les montants définitifs |
Le solde est normalement créditeur et doit être justifié ligne par ligne. Une estimation sans livraison, service fait ou élément probant ne constitue pas une facture non parvenue.
Exemple d’écriture
Des honoraires correspondant à un travail achevé en décembre sont estimés à 1 000,00 € HT. La facture n’est pas reçue au 31 décembre ; l’exemple retient une taxe estimée de 200,00 € suivie au compte 44586.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6226 | Honoraires rattachés à l’exercice | 1 000,00 € | |
| 44586 | Taxe sur facture non parvenue | 200,00 € | |
| 4081 | Fournisseur : facture non parvenue | 1 200,00 € | |
| Total | 1 200,00 € | 1 200,00 € | |
Points de vigilance
- Documenter le service fait ou la réception, le fournisseur, la période et la méthode d’estimation.
- Ne pas confondre la FNP avec une charge constatée d’avance : la FNP concerne une charge acquise sans facture, la CCA une charge comptabilisée pour une prestation future.
- Comparer la facture définitive à l’estimation et comptabiliser tout écart dans les comptes concernés.
- Ne pas transférer la taxe estimée au compte 44566 avant que les conditions du droit à déduction soient réunies.
Champ d'application et choix du compte
Le compte 4081 constate, à la clôture ou lors d'un arrêté, la dette envers un fournisseur d'exploitation pour des biens reçus ou des services exécutés dont la facture n'est pas encore parvenue. Il complète le compte de charge ou de stock concerné afin de rattacher l'opération à la période où elle a été réalisée.
La dette est estimée à partir de la réception, du contrat, de la commande et de toute information disponible. Le 4081 exclut les commandes non exécutées, les factures déjà reçues et les paiements anticipés. Il est apuré ou contrepassé selon la procédure de l'entité, puis rapproché de la facture définitive.
Quand utiliser ce compte ?
| Situation | Utiliser ce compte ? | Critère de décision |
|---|---|---|
| Prestation d'exploitation achevée avant la clôture, validée par le service utilisateur, facture absente | Oui | Constater la dette estimée au 4081 sur la base du service fait et des conditions contractuelles. |
| Facture d'exploitation reçue avant l'arrêté et disponible pour comptabilisation | Non | Enregistrer la facture au 4011 plutôt que de créer une FNP. |
| Contrat couvrant une période qui se poursuit après la clôture | Selon le cas | Estimer uniquement la part effectivement exécutée avant la clôture ; ne pas constater la portion future non consommée. |
Pièces justificatives et cycle de contrôle
La justification du compte 4081 doit relier chaque mouvement à son fait générateur, à une pièce datée et à la période comptable concernée. Les documents ci-dessous constituent la piste de contrôle principale pour cette fiche.
- Bon de livraison ou attestation de service fait datée
- Commande, contrat ou relevé d'activité permettant de mesurer la prestation exécutée
- Calcul de FNP validé par le responsable opérationnel
- Facture reçue après clôture et rapprochement avec l'estimation
- État détaillé des FNP par fournisseur, nature et période
Travaux de clôture et contrôle du solde
À la clôture
- Recenser les réceptions et services d'exploitation réalisés avant la clôture à partir des flux achats et des responsables opérationnels.
- Rapprocher les éléments non facturés des factures déjà saisies afin d'éliminer les doublons.
- Estimer la part exécutée à partir de données vérifiables et conserver le calcul, les hypothèses et l'approbation.
- Contrepasser ou apurer la FNP puis comparer la facture définitive à l'estimation et enregistrer l'écart de façon traçable.
- Examiner les soldes reconduits d'un exercice à l'autre et corriger ceux qui ne correspondent plus à une dette réelle.
Contrôles recommandés
- Vérifier le service fait ou la réception avant la date d'arrêté.
- Faire concorder l'estimation avec le contrat, la quantité reçue et le prix convenu.
- Rechercher les doublons entre 4081, 4011 et factures comptabilisées après l'inventaire.
- Comparer systématiquement l'estimation à la facture reçue ultérieurement et analyser les écarts significatifs.
- Contrôler l'ancienneté des FNP et l'absence de commandes non exécutées dans l'état.
- Vérifier que toute TVA suivie en attente respecte les règles d'exigibilité et de justification avant déduction.
Incidence fiscale et distinctions utiles
La charge sous-jacente peut être rattachée fiscalement à l'exercice si elle correspond à un bien ou service effectivement reçu, si la dette est certaine dans son principe et si son montant est déterminable avec une approximation suffisante. Le calcul doit être justifié et ne peut reposer sur un simple budget.
La déductibilité dépend aussi de la nature de la charge et de son intérêt pour l'activité. Le 4081 organise le cut-off comptable ; il ne transforme pas une dépense non déductible ou immobilisable en charge fiscale immédiate.
Comptes voisins : le critère qui tranche
| Compte voisin | Différence déterminante |
|---|---|
| 486 – Charges constatées d'avance | Le 4081 ajoute une charge consommée avant clôture mais non facturée ; le 486 reporte une charge déjà facturée qui concerne une période future. |
| 4011 – Fournisseurs – Achats de biens et prestations de services | Le 4081 s'applique lorsque la facture n'est pas parvenue ; le 4011 s'applique dès que la facture d'exploitation est reçue et comptabilisée. |
| 4091 – Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commandes | Le 4081 est une dette estimée pour une prestation déjà réalisée ; le 4091 est une avance versée avant exécution ou avant imputation sur la facture. |