5112 Chèques à encaisser
Le compte 5112 enregistre les chèques reçus qui restent à déposer ou dont l’encaissement bancaire n’est pas encore porté au crédit du compte de l’entité. Il est débité à la réception du chèque puis crédité lors de son inscription en banque.
Vue d’ensemble
Repères essentiels
- Classe
- 5
- Niveau
- 4 chiffres
- Enfants directs
- 0
- Connexions
- 5
Position dans le plan
Repères opérationnels
Le transfert entre créance, chèque à encaisser et banque ne constitue pas une nouvelle opération soumise à la TVA. Il peut toutefois matérialiser un encaissement : pour une prestation de services, la remise du chèque au prestataire constitue généralement la date d’exigibilité, sous réserve des règles et circonstances applicables.
Exemples d’opérations
- Réception d’un chèque en règlement d’une facture client.
- Remise groupée de chèques à la banque.
- Transfert au compte 512 lors du crédit bancaire.
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- Rétablissement d’une créance après rejet d’un chèque.
- Justification des chèques en circulation à la clôture.
Comptes à rapprocher
Comptes liés 2
À ne pas confondre 3
Comprendre ce compte
Le compte 5112 assure la transition entre le règlement remis par le client et son inscription effective sur le relevé bancaire. Il permet de ne pas débiter prématurément le compte 512 et de suivre précisément les chèques détenus, déposés ou éventuellement rejetés.
Fonctionnement
| Situation | Mouvement habituel | Lecture |
|---|---|---|
| Chèque remis par un client | Débit du compte 5112 | Valeur reçue en attente de banque |
| Crédit sur le relevé bancaire | Crédit du compte 5112 | Transfert au débit du compte 512 |
| Chèque rejeté | Rétablissement de la créance à analyser | Le paiement n’est pas définitivement acquis |
| Contrôle de clôture | Rapprochement avec les bordereaux | Justification des chèques non crédités |
Son solde est normalement débiteur et temporaire. Il doit correspondre à des chèques identifiés par payeur, montant, date de réception et bordereau de remise.
Exemple d’écriture
Un client remet un chèque de 1 200,00 € en règlement d’une facture déjà enregistrée. Le chèque n’est pas encore porté au crédit du relevé bancaire.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 5112 | Chèque à encaisser | 1 200,00 € | |
| 4111 | Règlement de la créance client | 1 200,00 € | |
| Total | 1 200,00 € | 1 200,00 € | |
Points de vigilance
- Ne pas débiter le compte 512 avant que la banque ait effectivement crédité le compte.
- Rapprocher les chèques reçus des factures, bordereaux de remise et lignes du relevé bancaire.
- Traiter rapidement un chèque rejeté en rétablissant la créance et en analysant les frais éventuels.
- Pour une prestation de services, tenir compte de la date de remise du chèque dans l’analyse de l’exigibilité de la TVA.
Champ d'application et choix du compte
Le compte 5112 suit les chèques reçus entre leur remise par le client et leur crédit effectif par la banque. Il distingue une valeur détenue ou en cours de traitement d’une disponibilité bancaire et permet de conserver le lien avec la créance client apurée sous réserve de l’encaissement.
Le chèque doit être identifié par tireur, banque, date, montant, facture et bordereau. La remise physique du chèque peut avoir une incidence sur l’exigibilité de la TVA de certaines prestations, même si le crédit bancaire intervient plus tard. Un rejet rétablit la position à recouvrer et ne peut rester dissimulé dans 5112.
Quand utiliser ce compte ?
| Situation | Utiliser ce compte ? | Critère de décision |
|---|---|---|
| Chèque client reçu, conservé ou remis à la banque mais pas encore crédité | Oui | Débiter 5112 à la réception, documenter la remise et apurer au crédit bancaire effectif. |
| Espèces remises par le client | Non | Les espèces physiquement détenues relèvent de la caisse 53. |
| Chèque rejeté après sa comptabilisation | Selon le cas | Créditer 5112 et rétablir la créance ou le compte approprié, enregistrer séparément les frais et relancer le recouvrement. |
Pièces justificatives et cycle de contrôle
La justification du compte 5112 doit relier chaque mouvement à son fait générateur, à une pièce datée et à la période comptable concernée. Les documents ci-dessous constituent la piste de contrôle principale pour cette fiche.
- Copie ou registre sécurisé des chèques reçus
- Facture ou créance client à laquelle le chèque est affecté
- Bordereau de remise bancaire numéroté
- Relevé bancaire montrant le crédit ou avis de rejet
- État des chèques en portefeuille et en cours d’encaissement
Travaux de clôture et contrôle du solde
À la clôture
- Inventorier physiquement les chèques non remis et les rapprocher du registre.
- Rapprocher les remises non créditées avec les bordereaux et relevés postérieurs.
- Vérifier la date de réception pour le cut-off des créances et, le cas échéant, de la TVA exigible.
- Identifier les chèques anciens, postdatés, incomplets, perdus ou rejetés.
- Apurer chaque crédit bancaire contre le bordereau exact et expliquer les frais ou écarts.
- Rétablir les créances liées aux chèques impayés et suivre leur recouvrement.
Contrôles recommandés
- Séparer l’ouverture du courrier, l’enregistrement des chèques, la remise et le rapprochement bancaire.
- Endosser et sécuriser rapidement les chèques selon la procédure de l’entité.
- Utiliser des bordereaux séquentiels et investiguer les numéros manquants ou annulés.
- Comparer quotidiennement ou périodiquement le registre physique au solde 5112.
- Surveiller les modifications de bénéficiaire, remises retardées, substitutions, montants dupliqués et chèques de tiers inhabituels.
- Vérifier les rejets directement sur le relevé bancaire et empêcher leur effacement par une écriture globale.
Incidence fiscale et distinctions utiles
La réception et le dépôt du chèque n’engendrent pas un produit fiscal supplémentaire si la vente a déjà été comptabilisée. Un rejet ne suffit pas non plus à constater une perte déductible : la créance et son recouvrement doivent être analysés.
Pour certaines prestations imposées sur les encaissements, la remise du chèque au prestataire peut déterminer l’exigibilité de la TVA. Cette règle doit être appliquée à la date documentée de remise, sans attendre automatiquement le crédit bancaire.
Comptes voisins : le critère qui tranche
| Compte voisin | Différence déterminante |
|---|---|
| 53 – Caisse | Le compte 53 ne contient que les espèces ; un chèque reçu est suivi en 5112 jusqu’à son crédit bancaire. |
| 5113 – Effets à l'encaissement | Le compte 5113 suit les effets de commerce remis à l’encaissement ; 5112 suit les chèques. |
| 5114 – Effets à l'escompte | Le compte 5114 concerne les effets remis à l’escompte avec avance de trésorerie ; 5112 concerne les chèques à encaisser. |