Conservation des documents fiscaux : le nouveau délai de 10 ans

Le délai de conservation des documents utiles au contrôle fiscal passe de 6 à 10 ans. Cette réforme, issue de la loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales, concerne les pièces dont l’ancien délai expire après le 1^er janvier 2027.

Les entreprises doivent adapter dès maintenant leurs règles d’archivage. Détruire automatiquement une facture, un livre ou un justificatif après six ans peut désormais supprimer une preuve encore exigible par l’administration.

L’essentiel

• Le nouveau délai fiscal est de 10 ans au lieu de 6 ans.
• Il vise les documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1^er janvier 2027.
• Le point de départ reste la dernière opération portée sur les livres ou registres, ou la date d’établissement du document.
• Le délai de conservation ne doit pas être confondu avec le délai de reprise de l’administration.
• Les archives numériques doivent rester lisibles, intègres, accessibles et protégées pendant toute la durée requise.

Sommaire

• Ce que la loi change
• Date d’application
• Documents concernés
• Conservation, reprise et prescription
• Papier et numérique
• Facturation électronique
• Données personnelles
• Plan d’action
• Questions fréquentes

Ce que la loi du 25 juin 2026 change

L’article 36 de la loi n° 2026-534 porte à dix ans l’obligation de conservation prévue pour les documents utilisés dans le cadre d’un contrôle fiscal. Le délai antérieur était de six ans.

L’objectif annoncé est d’aligner la disponibilité des pièces sur l’allongement de certains pouvoirs de contrôle et délais de reprise. Pour l’entreprise, la conséquence est très concrète : les politiques internes qui prévoyaient une destruction à six ans doivent être revues.

La réforme ne signifie pas que tous les documents de l’entreprise suivent désormais une règle unique. Les pièces commerciales, comptables, sociales, civiles ou relatives aux salariés peuvent relever de délais différents. Lorsqu’un même document répond à plusieurs obligations, il faut retenir la durée la plus longue applicable.

À partir de quand le délai de 10 ans s’applique-t-il ?

La mesure vise les documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1^er janvier 2027. Il ne suffit donc pas de regarder la date de création du fichier. Il faut déterminer quand son ancien délai aurait pris fin.

En pratique, les pièces encore dans leur période de conservation au moment de l’entrée en application peuvent devoir être gardées jusqu’au nouveau terme de dix ans. Les documents dont le délai était déjà expiré avant la date charnière ne sont pas recréés par la loi.

Conseil prudent : bloquez toute destruction automatique de documents fiscaux tant que le calendrier n’a pas été recalculé dossier par dossier. Une sauvegarde existante coûte généralement moins cher qu’une preuve impossible à reconstituer.

Quel est le point de départ ?

Selon le rappel publié par Service Public, le délai commence à courir à partir :

• de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ;
• ou de la date à laquelle les documents et pièces ont été établis.

Pour une facture, un contrat modifié, un avoir ou un registre alimenté pendant plusieurs années, le point de départ peut donc différer. Il faut conserver les éléments permettant de justifier la date retenue.

Quels documents faut-il conserver ?

Le périmètre couvre les documents sur lesquels l’administration peut exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle. Une politique d’archivage sérieuse doit notamment intégrer :

• les livres, registres et journaux comptables ;
• les factures clients et fournisseurs, avoirs et pièces rectificatives ;
• les bons de commande, bons de livraison et preuves d’exécution utiles à la facture ;
• les relevés bancaires et justificatifs de paiement ;
• les notes de frais et pièces justificatives ;
• les déclarations fiscales et leurs annexes ;
• les éléments de calcul de TVA, d’impôt sur les bénéfices et de taxes locales ;
• les fichiers d’écritures comptables remis ou susceptibles d’être remis lors d’un contrôle ;
• les contrats, conventions et correspondances qui expliquent le traitement fiscal d’une opération ;
• les justificatifs relatifs aux immobilisations, amortissements, provisions et stocks.

Cette liste est pratique, mais elle n’est pas exhaustive. Les opérations internationales, prix de transfert, crédits d’impôt, régimes de groupe et secteurs réglementés peuvent exiger des dossiers complémentaires.

Durée de conservation, délai de reprise et prescription : trois notions distinctes

La durée de conservation indique combien de temps l’entreprise doit garder un document. Le délai de reprise correspond à la période pendant laquelle l’administration peut corriger une imposition. La prescription d’une action civile ou commerciale répond encore à une autre logique.

Notion	Question pratique	Conséquence
Conservation	Combien de temps garder la pièce ?	L’entreprise doit pouvoir la produire et la rendre lisible.
Droit de reprise	Jusqu’à quand l’administration peut-elle rectifier ?	Le délai varie selon l’impôt, la déclaration et la situation.
Prescription	Jusqu’à quand une action peut-elle être engagée ?	Les règles dépendent de la nature civile, commerciale, sociale ou pénale du litige.

Une pièce peut devoir être conservée alors que le délai ordinaire de reprise semble terminé. Un report, une activité occulte, une procédure particulière, un déficit imputable ou un contentieux peut modifier l’analyse. Il est dangereux de paramétrer la destruction sur un seul délai générique.

Peut-on conserver les documents uniquement sous forme numérique ?

La conservation électronique est possible lorsqu’elle respecte les exigences applicables à la pièce et permet d’en garantir l’intégrité, l’authenticité, la lisibilité et la disponibilité. Scanner un document puis supprimer immédiatement l’original n’est pas toujours suffisant.

Le système d’archivage doit permettre de retrouver rapidement une pièce, de comprendre son origine et de démontrer qu’elle n’a pas été altérée. Les droits d’accès, journaux d’événements, sauvegardes et procédures de restauration font partie du dispositif.

Les cinq contrôles essentiels

1. Lisibilité : le format doit rester ouvrable pendant dix ans.
2. Intégrité : toute modification doit être empêchée ou tracée.
3. Indexation : la recherche doit fonctionner par date, fournisseur, client, montant ou référence.
4. Sauvegarde : les archives doivent exister sur plusieurs supports ou emplacements sécurisés.
5. Restitution : l’entreprise doit pouvoir transmettre les pièces demandées dans un délai raisonnable.

Attention aux formats propriétaires : conserver une base de données sans le logiciel, la licence ou la documentation permettant de la lire ne garantit pas une archive exploitable.

Quel lien avec la facturation électronique ?

La réforme de la facturation électronique modifie la transmission des factures, mais elle ne supprime pas l’obligation d’archivage de l’entreprise. La plateforme agréée, le logiciel de facturation et le système comptable peuvent proposer des fonctions différentes.

Avant de choisir une solution, vérifiez qui conserve quoi, pendant combien de temps, dans quel format et avec quelles possibilités d’export. L’entreprise doit aussi prévoir la récupération de ses archives si elle change de prestataire.

Consultez notre guide sur la facturation électronique et son calendrier 2026-2027. Les micro-entrepreneurs peuvent également vérifier les conséquences en matière de TVA et de facturation.

Conserver dix ans est-il compatible avec le RGPD ?

Une obligation légale peut justifier la conservation des données personnelles nécessaires pendant la durée imposée. Cela n’autorise pas pour autant à conserver indéfiniment toutes les données liées à un client, un fournisseur ou un salarié.

L’entreprise doit distinguer les données nécessaires à la preuve fiscale des informations devenues inutiles. Elle doit limiter les accès, sécuriser les archives, documenter la durée dans son registre de traitements et prévoir une suppression au terme du délai, sous réserve d’un contentieux ou d’une autre obligation.

Plan d’action pour mettre l’archivage en conformité

1. Suspendre les destructions programmées à six ans.
2. Cartographier les documents : fiscalité, comptabilité, contrats, banque, paie et opérations spécifiques.
3. Identifier les responsables : direction financière, cabinet comptable, informatique et juridique.
4. Recalculer les échéances : appliquer la règle transitoire aux pièces encore conservées.
5. Mettre à jour les contrats : vérifier les engagements des logiciels, plateformes et prestataires d’archivage.
6. Tester la restitution : sélectionner un exercice ancien et reconstituer un dossier complet.
7. Documenter la procédure : décrire le classement, les accès, les sauvegardes, les contrôles et la destruction finale.
8. Former les utilisateurs : une bonne archive commence par une pièce correctement nommée et classée.

Questions fréquentes

Tous les documents fiscaux doivent-ils être gardés dix ans ?

Le nouveau délai vise les documents et pièces relevant de l’obligation fiscale concernée, sous réserve de la règle transitoire. D’autres documents peuvent suivre un délai différent ou plus long.

À quelle date la réforme s’applique-t-elle ?

Elle concerne les documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1^er janvier 2027.

Peut-on détruire les originaux papier après numérisation ?

Seulement si la numérisation et la conservation respectent les exigences applicables et garantissent une copie fiable. En cas de doute sur une pièce importante, conservez l’original.

Le cabinet comptable conserve-t-il les pièces à la place du client ?

Pas nécessairement. La lettre de mission et les conditions du logiciel doivent être vérifiées. L’entreprise reste responsable de pouvoir produire les documents qui lui sont demandés.

Une sauvegarde informatique suffit-elle ?

Non. Une sauvegarde protège contre la perte, mais un archivage doit aussi garantir le classement, la lisibilité, l’intégrité, les droits d’accès et la restitution.

Faut-il garder les courriels ?

Les courriels qui établissent la réalité, la date, le prix ou les conditions d’une opération peuvent être utiles. Ils doivent être archivés avec le dossier concerné, et non laissés uniquement dans une boîte personnelle.

Dix ans exigent une politique, pas un simple dossier

L’allongement du délai transforme l’archivage en sujet de continuité d’activité. Sur dix ans, les logiciels changent, les collaborateurs partent et les formats deviennent obsolètes. La conformité dépend donc autant de la procédure et des tests que de l’espace de stockage.

Commencez par suspendre les suppressions à six ans, recenser les pièces existantes et vérifier les engagements des prestataires. Pour les cas complexes, faites valider le calendrier par le SIE, un avocat fiscaliste ou un expert-comptable.

Sources officielles

• Service Public : modification de la durée de conservation des documents fiscaux
• Légifrance : article 36 de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026
• Légifrance : texte intégral de la loi relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales
• Service Public : autres délais de conservation des documents d’entreprise